Kiedy i na jakich zasadach pracodawca może wprowadzić w firmie monitoring wizyjny?

Jedną z form przetwarzania danych osobowych uregulowaną w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, znaną również jako „RODO” jest monitoring wizyjny. Polski ustawodawca, korzystając z uprawnienia zawartego w przepisach RODO wprowadził w ustawie o ochronie danych osobowych unormowania w zakresie monitoringu wizyjnego w placówkach oświatowych, jednostkach publicznych oraz zakładach pracy. Poniżej dokonamy analizy możliwości wprowadzenia monitoringu przez pracodawców.

Wizerunek danymi osobowymi

Danymi osobowymi, zgodnie z RODO są wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, tj. imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji itp.

Przetwarzaniem danych osobowych jest natomiast operacja lub zestaw operacji na nich wykonywanych, do których należy m. in. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie itp.

Monitoring wizyjny przetwarza dane osobowe osób znajdujących się w jego zasięgu poprzez rejestrowanie w szczególności wizerunków tych osób, cech szczególnych czy numerów identyfikacyjnych (np. numery tablic rejestracyjnych, numery identyfikatorów służbowych itp.).

Zgodnie z orzecznictwem wydanym na podstawie przepisów obowiązujących przed wejściem w życie RODO, które nie straciło na swej aktualności również w obecnym stanie prawnym, za wizerunek uznaje się przedstawienie danej osoby w formie obrazu, fotografii, jak również zapisanie wizerunku na materiale wideo pochodzącym z monitoringu.

Podstawa prawna do wprowadzenia monitoringu wizyjnego

Zgodnie z przepisami RODO przetwarzanie danych osobowych będzie uznane za zgodne z przepisami, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora, w tym administratora będącego pracodawcą.

RODO w jednym ze swych motywów precyzuje, iż prawnie uzasadniony interes może istnieć, gdy zachodzi pewien istotny rodzaj powiązania między osobą, której dane dotyczą, a administratorem (np. relacja klient – klient, pracodawca – pracownik).

Należy jednocześnie pamiętać, iż na podstawę prawnie uzasadnionego interesu administratora nie mogą powoływać się organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań. Organy te winny działać wyłącznie w ramach uprawnień nadanych im przez przepisy rangi ustawowej.

Zgodnie z nowelizacją wprowadzoną do Kodeksu pracy, pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny, jeżeli jest to niezbędne do:

  1. zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
  2. ochrony mienia lub
  3. kontroli produkcji lub
  4. zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Nadto, należy pamiętać o zasadzie ogólnej uregulowanej w RODO, jaką jest zasada minimalizacji. Oznacza to, że wprowadzenie monitoringu wizyjnego w jednym z celów wyżej wskazanym będzie zasadne wyłącznie wtedy, gdy cele te nie mogą zostać osiągnięte w inny sposób (w sposób mniej ingerujący w prywatność osób, których dane osobowe są przetwarzane przez administratora). Co więcej, celem wprowadzenia monitoringu nie może być badanie efektywności pracy pracowników.

 Ograniczenia we wprowadzeniu monitoringu

Pracodawca nie może umieszczać kamer monitoringu w następujących pomieszczeniach:

  1. pomieszczeniach sanitarnych;
  2. szatniach;
  3. stołówkach;
  4. palarniach;
  5. pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Wskazane wyżej ograniczenie nie znajdzie zastosowania, jeżeli stosowanie monitoringu w ww. pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu, dla którego został on wprowadzony (np. dla celów bezpieczeństwa) i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika (np. brak możliwości rozpoznania osób).

Zasady przechowywania nagrań z monitoringu

Nagrania z monitoringu wizyjnego pracodawca może przechowywać wyłącznie przez okres nie przekraczający 3-miesięcy od dnia nagrania. Jest to okres maksymalny, jaki przewidział polski ustawodawca. Niemniej jednak, mając na uwadze zasady ogólne RODO, okres ten winien być skracany do okresu, kiedy nagrania takie są niezbędne dla pracodawcy. Jeżeli zatem nagrania takie w danym stanie faktycznym będą wykorzystywane przez krótszy okres, pracodawca po okresie ich przydatności winien je usunąć w sposób trwały (uniemożliwiający ponowne odtworzenie).

 Jednak w przypadku, gdy nagrania takie stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa (np. postępowanie karne przeciwko pracownikowi) lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu (np. zgłoszenie możliwości popełnienia przestępstwa), termin przechowywania nagrań z monitoringu ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania.

Inne obowiązki pracodawcy

Aby pracodawca mógł stosować monitoring w swoim zakładzie pracy, cele, zakres oraz sposób jego zastosowania winny być wprowadzone do układu zbiorowego pracy lub regulaminu pracy, jeżeli są one wprowadzone u pracodawcy. W innych okolicznościach pracodawca winien poinformować pracowników o stosowaniu monitoringu poprzez obwieszczenie w miejscu pracy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku nowych pracowników, należy ich poinformować na piśmie przed dopuszczeniem ich do pracy.

Nadto, pracodawca obowiązany jest do oznaczenia pomieszczenia i terenu monitorowanego nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Oznaczenia takie powinny być widoczne oraz umieszczone w sposób trwały. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych oznaczenie obszaru objętego monitoringiem wyłącznie piktogramami jest niewystarczające.

Podsumowanie

Podsumowując, należy wskazać, iż stosowanie monitoringu wizyjnego u pracodawcy winno być uzasadnione i posiadać podstawę w przepisach RODO. Najczęściej okolicznością uzasadniającą przetwarzanie danych osobowych z wykorzystaniem obrazu (niedozwolone jest bowiem nagrywanie obrazu i dźwięku) będzie prawnie uzasadniony interes administratora.

Powrót do specjalizacji „Audyt RODO”.

Masz pytania lub wątpliwości?

Zadzwoń

801 50 10 50